استقبال المعتمرين في مطار المدينة المنورة: دليل فريق الاستقبال في شركة العمرة

تصل مجموعات كثيرة إلى المدينة مباشرة عبر مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز الدولي، فتكون أول مرحلة في برنامجها هنا لا في مكة. وأول ما يراه المعتمر من الشركة هو من يستقبله في المطار. يشرح هذا الدليل لفرق الاستقبال والنقل في شركات العمرة كيف تنظم هذه الساعات. أما تعليمات المطار نفسها، مثل أماكن الانتظار والتصاريح، فارجع فيها إلى إدارة المطار.

قبل يوم الوصول

راجع هذه القائمة لكل رحلة قبل وصولها بيوم على الأقل:

• رقم الرحلة وموعدها، والمجموعات والمعتمرون المحجوزون عليها.
• حالة تأشيرة كل معتمر، وعدم وجود نقص في الملف.
• المستقبل المعيّن ووسيلة التواصل معه ومع قائد المجموعة.
• الحافلة والسائق وكشف الركوب، والفندق وكشف التسكين.
• الاحتياجات الخاصة، مثل الكراسي المتحركة، وكبار السن.

يوم الوصول خطوة بخطوة

ترتيب بسيط يمنع ضياع المعتمر بين المطار والفندق:

1. تابع حالة الرحلة قبل الهبوط، وعدّل موعد الحافلة إذا تغير الموعد.
2. حرّك المستقبل والحافلة في وقت يترك هامشًا لإجراءات الجوازات والأمتعة.
3. سجل اللقاء مع المجموعة، وأبلغ غرفة العمليات بعدد من ظهر فعليًا.
4. أكد دخول المعتمرين، واستثن من لم يصل بأسمائهم لا بعددهم.
5. طابق الركوب مع الكشف قبل تحرك الحافلة.
6. سلّم المجموعة إلى الفندق مع آخر نسخة من كشف التسكين، وأبلغ مشرف الميدان.

عند التأخير أو الإلغاء أو التحويل

اكتب هذا القرار قبل الموسم، حتى لا يُرتجل في منتصف الليل:

الأدوار مقترحة، فسمّ أشخاصًا محددين لكل وردية في شركتك.

ما بعد الوصول

بعد الاستقبال يبدأ برنامج الزيارات وتصاريح الروضة. فإذا تأخرت المجموعة فراجع البرنامج في الليلة نفسها. وعند الانتقال إلى مكة خطط للرحلة بين المدينتين، إما بالحافلة أو بقطار الحرمين، كما يعرض دليل النقل من مطار جدة في المقارنة بينهما.

ما الذي يحمله المستقبل معه؟

يعمل المستقبل في المطار تحت ضغط وقد يكون وحده أمام مجموعة كبيرة. لذلك يجب أن تكون معلوماته كاملة وبسيطة: أسماء المجموعة وعددها، وقائدها ورقم هاتفه، ولغتها، والفندق، ورقم الحافلة واسم السائق، ورقم المناوب الذي يتصل به عند أي مشكلة. والاكتفاء بعدد الأشخاص لا يكفي، لأن المعتمر الناقص يجب أن يُعرف باسمه.

اتفق أيضًا على علامة واضحة تعرف بها المجموعة شركتها، وعلى نقطة تجمع يبلغها الوكيل لقائد المجموعة قبل السفر، بعد التأكد من أنها مسموح بها في المطار. فكثير من الوقت الضائع في الاستقبال سببه أن الطرفين لا يعرفان أين يلتقيان.

إذا كان وصول المجموعة ليلًا

الوصول المتأخر يغير ترتيب أول يوم كله. راجع هذه النقاط:

• أبلغ الفندق بالموعد المتوقع، وتأكد من جاهزية الغرف ومن وجود من يستقبل المجموعة في الوردية الليلية.
• أجّل زيارة الصباح الباكر إن لم تتح للمجموعة راحة كافية.
• راجع خانات التصاريح، فقد تحتاج المجموعة إلى ترتيب مختلف لليوم الأول.
• رتّب الوجبة الأولى إن كانت ضمن الخدمة، فقد يصل المعتمرون بعد انتهاء وقتها.

كيف تقيس جودة الاستقبال؟

لا تحتاج إلى مؤشرات معقدة. سجل لكل رحلة: وقت الهبوط، ووقت اللقاء بالمجموعة، ووقت تحرك الحافلة، ووقت الوصول إلى الفندق، وعدد من لم يظهروا. وبعد بضعة أسابيع سترى أين يضيع الوقت: في الجوازات، أم في انتظار الأمتعة، أم في البحث عن المجموعة، أم في تأخر الحافلة. عندها يصبح النقاش مع الناقل أو الوكيل مبنيًا على ما حدث لا على الانطباع.

كيف يدعم عمرة لينك فريق الاستقبال؟

في السكن والنقل والميدان تُسجَّل الرحلات وحجوزاتها، وتأكيد دخول كل معتمر، واستقبال المطار:

• تعيين استقبال لكل رحلة ومجموعة، بحالات: مخطط له، في الطريق، تم اللقاء، فات.
• تأكيد دخول لكل معتمر أو للمجموعة دفعة واحدة مع استثناء من لم يصل، مع رفض التأكيد المكرر.
• تنبيه عند التأخير، ويفتح الإلغاء أو التحويل إجراءً عاجلًا يبقى مفتوحًا حتى يعالجه مسؤول ويذكر السبب.
• عند تأخر الرحلة أو تغير وقتها يُعاد تخطيط الرحلات البرية المرتبطة، ويرى السائق الموعد الجديد على رابطه الذي لا يعرض غير رحلته.

تعرف على الوصول والاستقبال

أسئلة شائعة